Phường xã xử lý văn bản nhanh hơn nhờ số hóa

Quang Duy Trần Cường

thứ hai, 6/4/2026

VTV9.vtv.vn - Tại TP. Hồ Chí Minh, ở cấp phường, xã, hàng trăm văn bản hành chính từng phải xử lý thủ công, in ấn, nghiên cứu, trình ký tốn nhiều thời gian, nay đã được chuyển sang xử lý trên môi trường số. Nhờ đó, quy trình được rút ngắn, giảm tải công việc, tiết kiệm chi phí, đồng thời nâng cao khả năng theo dõi và đánh giá hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức.

Ngay đầu tuần, gần 30 hồ sơ, văn bản từ các sở, ngành TP. Hồ Chí Minh được chuyển đến, nhưng chỉ trong buổi sáng thao tác trên máy tính, anh Sơn Hải đã nhanh chóng phân loại, tổng hợp và chuyển xử lý đến lãnh đạo trung tâm hành chính công xử lý nhờ phần mềm quản lý văn bản và điều hành của UBND TP.

Anh Nguyễn Mậu Sơn Hải, Chuyên viên Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Bình Quới, TP. Hồ Chí Minh: “Hồi xưa nếu như 1 buổi sáng, mình tiếp nhận từ văn thư UBND phường thì 30 chục hồ sơ mình phải đọc, xử lý rất là lâu. Còn này mình có thể đọc sơ trên đó để mình biết. Nó tự phân loại ra nhiều loại là: để biết, để tham mưu. Không còn phải in ra trình ký, bút phê, photo giao cho cán bộ thụ lý. Giờ là lãnh đạo phân công, chỉ đạo trực tiếp trên phần mềm trục này.”

Ông Huỳnh Hữu Phúc, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Bình Quới, TP. Hồ Chí Minh: “Có hiện thị luôn là văn bản đang nằm tại vị trí nào, cán bộ xử lý có đúng thời hạn hay không và cũng có chức năng nhắc việc khi mà cán bộ chưa thực hiện văn bản thì trên phần mềm đều có phần nhắc nhở và hiển thị bằng màu đỏ, màu cam.”

Khi cán bộ, chuyên viên xử lý hồ sơ, văn bản nhanh chóng trên môi trường số, các khâu tiếp theo ở cấp quản lý và lãnh đạo UBND cũng được rút ngắn đáng kể về thời gian xử lý. Nhờ đó, những yêu cầu khẩn từ thành phố, quy trình tiếp nhận, phân công và xử lý giữa các cấp cũng diễn ra nhanh chóng, bảo đảm tiến độ chung.

Ông Nguyễn Tấn Phát, Chánh Văn phòng HĐND và UBND phường Bình Quới, TP. Hồ Chí Minh: “Nếu mà báo cáo gấp thì khi tôi nhận được văn bản từ văn thư chuyển đến tôi sẽ click trình cho đồng chí Chủ tịch UBND phường có ý kiến chỉ đạo và giao cho các phòng ban chuyên môn kiểm tra và báo cáo. Chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh thôi dù ở đâu cũng giúp cho lãnh đạo xử lý và chỉ đạo kịp thời hơn.”

Để phát huy hiệu quả hệ thống xử lý văn bản, nhiều phường, xã đề xuất mở rộng thẩm quyền phân luồng, cho phép cấp chuyên viên chủ động chuyển tiếp trực tiếp các văn bản giữa các phòng ban để trao đổi thông tin, qua đó tăng tính liên thông, rút ngắn quy trình và nâng cao hiệu quả xử lý công việc.